検索と推薦サービス開発に関わる人達を対象にした、懇親会に全振りしたイベントを開催した

(恐らくみんなが求めている)懇親会に全振りした、非公開イベントを計画している のアンサーソングとして、2023-05-19 に懇親会に全振りした招待形式の非公開イベントを開催したので、その開催までの流れを備忘録がてら記事にしておく。

全体の流れ

1. 2023-04-06 に同僚の @alpicola さん、 @frsw さん、オンライン雑談で知り合った、@tomoyama さんと飯を食べている時に、検索や推薦サービスに関わっている同僚をよんで今回みたいな雑に相談や議論ができたら楽しそうとなり決行
   1. 日程調整は余裕を持って一ヶ月後、日程調整ツールを使って日程調整。
   2. 招待制なので、自分の中でめぼしい方々を片っ端から誘いまくる。声がかかっていなかった、参加したかった~という方がもしいれば、お声がけできずすみません。自分の中の脳内キャッシュを基に招待していたので抜け漏れは十分にありえると思います。主にオンライン雑談により、意識的に新たな繋がりを作る機会を取り戻したお話 で実践した方法で知り合った方をメインに招待しました。
   3. 連絡調整は search-tech-jp の Slack を間借りさせてもらって利用。 運営者の @takuya-a さんがご快諾してくれて助かりました。
   4. 諸連絡は Google Docs を起点に更新かけつつアナウンス。Slack のフロー型のコミュニケーションに抗う形でドキュメントベースでコミュニケーションを取ったがよかったなと思う。
   5. COVID-19 による自主規制も撤廃され、今までMLCTを開催してきた自社のイベントスペース(300 名程度収容可能)が利用可能になったので、そこを使ってイベントを開催した。
      1. 居酒屋などを予約して喋るのも一つの案としてあったが、やはり座席固定で循環性がなかったり、プロジェクター使って自己紹介などやりたいし、そういうのを実現しようとしたら、別途一人あたり 5 000 円程度参加費を徴収しないといけなくなることに気が付き無駄金だなと思い断念。毎回予定調整さえすれば今回の用途でさえも利用可能なルールになっている弊社に感謝です。
2. 当日
   1. イベント開始は 19 時からで、18 時からイベント設営準備を始める。¹
      1. 立て看板も設置や、名前などを簡単によびあえるように胸に貼る付箋やマジックペン、立ち話ができるように机の設置などもろもろをこなしていく。 @pakio さん積極的に協力してくれてありがとうございました。ここらへんの事前準備はドキュメント化していないので、自分の記憶を頼りにこなしていく。
      2. 入館用に準備しておいた方法で問題が発生して、急遽入場ゲートまで行って対応した。こういう予定外の対応をしていると、あぁこれぞイベント運営の醍醐味だ~となる。
   2. 諸事情で参加者から参加費を徴収せずに、各自ご飯を持ち込んでもらう or 事前に食べてきてもらう形式にしたのが、これは運営コストを劇的にさがり、期待していた以上にとても良かった。
   3. 参加者は 26 人程度。自己紹介スライドを一人 1 枚作成してもらう。そして一人あたり 30 秒で紹介を終えるように自己紹介してもらい、即懇親会に移行!
      1. 自分は全体を常に見れていたわけではないが、ここは投げっぱなしジャーマンに近い(良くも悪くも参加者の自律性にまかせました。みんなこの会に参加したということは交流したいという動機が強いはずなので、まぁヨシ!)
   4. その後 1.5h 程度懇親会(書いてみるとめっちゃ長いな…)を開いた後、撤収作業開始。この撤収作業も参加者全員がお客様気分ではなく自分事として全員が片付けを手伝ってもらえたので運営コストはゼロだった。非常に感謝。
      1. 今までの MLCT の運営では参加者に頼むのが申し訳なくて結局、最終撤収作業は自分で背負い込んで 21:30 終わりで、22:30 頃に会場の最終撤収がおわり負荷が高いかたちになっていた。途中からボランティア枠で、撤収作業などを手伝って貰う対価として抽選ではなく先着で必ず勉強会に参加できる仕組みをやったが、それでも最後の部分まで任せるのはなんか申し訳なくて背負い込んでいた。
      2. だが、今回は気の知れた同僚がたくさん参加していたので、気軽にお願いすることができて撤収作業も 15m くらいで終わることができた。@frsw さん、 @shopetan さん、 @alpicola さん、 @pakio さん、@yuu さんに感謝。²
   5. 参加者の方々も楽しそうに見えたので、開催した価値はあったなと思う。

総論

自分はこれから家庭の事情でオフライン参加が必要なイベントがしばらくは参加不可能になる。そのため、その前にこの開催経験がないこの懇親会全振りイベントを一度は開催してみたいなと思い、実際に結構してみたが思ったよりも低コストに開催できかつ参加者のみんなも楽しめたみたいでよかった。³

MLCT の典型的なイベント開催の準備コストを 10 とすると今回は 2 くらいだった。それくらい負担が少なかったので、やり方を変えるだけで気軽にイベント開催できるもんなんだなぁと思い気づきがあった。

この簡単にできた理由の主要因として、非公開・招待形式が一番効果的で、総じて参加者全員協力的で非常に快適に開催できた⁴。

子供を授かった影響で、授かる前に比べるとイベントの主催が気軽にできなくなったが、こういう幹事的な動きは自分の天性だなと思えるほど楽しいので、工夫しつつ趣味的に続けていきたい。

では、今回参加してくれた皆様がたありがとうございました。

余談

今回の体験を通じて、もっとコミュニティ運営の理論や実践論とか学んだらもっとワイワイできるのかなと思いました。

アート・オブ・コミュニティ ―「貢献したい気持ち」を繋げて成果を導くにはが積読なのだが、このような専門の書籍を読んだら、実践に勉強会運営を通じて得た、自分の知識や経験が昇華されるのだろうか?